Privacybeleid

SimTopia (hierna: “SimTopia”, “wij”, “ons”, “onze”) respecteert jouw privacy en gaat zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom we dit doen en hoe we jouw gegevens beschermen.

Deze verklaring is opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie zijn wij?

SimTopia

Website: https://simtopia.nl

E-mail: info@simtopia.nl

SimTopia is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer je gebruikt maakt van onze website, webshop, community of downloads.

2.1 Gegevens die je zelf verstrekt

1. Voor- en achternaam
2. Gebruikersnaam
3. E-mailadres
4. Wachtwoord (versleuteld)
5. Betaalgegevens (via betaalprovider)
6. Adresgegevens (indien nodig voor aankoop)
7. Geplaatste berichten, reacties en uploads
8. Aankoop- en downloadgeschiedenis
9. Licentiecodes bij digitale producten

2.2 Automatisch verzamelde gegevens

1. IP-adres
2. Browser- en apparaatinformatie
3. Inlogactiviteiten en beveiligingslogboeken
4. Website-interactie (zoals klikgedrag)

2.3 Gegevens van uploads

Wanneer je content uploadt (zoals routes, voertuigen, bestanden):

1. Bestandsinformatie
2. Metadata zoals tijdstip en bestandsnaam

3. Waarom verwerken wij jouw gegevens?

3.1 Accountbeheer

Voor het aanmaken, beheren en beveiligen van je SimTopia-account.

3.2 Uitvoering van bestellingen

Volgens onze Algemene Voorwaarden:

1. Leveren van digitale producten
2. Verstrekken van licentiecodes
3. Verwerken van betalingen
4. Toegang tot downloads en communitycontent

3.3 Communityfunctionaliteiten

Voor forums, clubs, galerij en uploads.

3.4 Misbruikpreventie

Ter voorkoming van misbruik, fraude, piraterij of overtreding van regels.

3.5 Klantenservice

Voor ondersteuning bij vragen en problemen.

3.6 Wettelijke verplichtingen

Zoals administratie- en belastingverplichtingen.

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

1. Uitvoering van een overeenkomst
2. Wettelijke verplichting
3. Gerechtvaardigd belang (beveiliging, misbruikpreventie, platformoptimalisatie)
4. Toestemming (bijv. voor optionele cookies)

5. Bewaartermijnen

1. Accountgegevens: zolang je account actief is
2. Bestel- en factuurgegevens: minimaal 7 jaar (wettelijke plicht)
3. Communityberichten: zolang deze niet door jou worden verwijderd
4. IP- en loggegevens: maximaal 12 maanden
5. Supportinformatie: 2 jaar

6. Verstrekking aan derden

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend wanneer noodzakelijk.

6.1 Betaalproviders

Voor veilige verwerking van betalingen.

SimTopia ontvangt geen volledige betaalgegevens.

6.2 Hosting en technische partners

Voor de werking en beveiliging van het platform.

6.3 Leveranciers zoals ChrisTrains

Bij aankoop van specifieke producten kan verificatie van licentiegegevens plaatsvinden.

Betaalgegevens worden nooit gedeeld.

6.4 Overheidsinstanties

Alleen wanneer wettelijk verplicht.

SimTopia verkoopt nooit persoonsgegevens.

6.5 Vertaaldienst

Klik je bij een forumbericht of bij de profieltekst ("Over mij") van een lid op "Vertalen", dan sturen wij uitsluitend die tekst naar onze vertaaldienst (Google Cloud Translation) om het te vertalen. Er worden geen gegevens over jou doorgegeven. De vertaling bewaren wij zodat deze niet opnieuw hoeft te worden opgehaald.

6.6 Robotcontrole

Op sommige formulieren (zoals inloggen en registreren) kan een robotcontrole van Cloudflare (Turnstile) staan. Daarbij worden technische gegevens van je browser, zoals je IP-adres, naar Cloudflare gestuurd om te beoordelen of je een mens bent. Dit gebeurt alleen als deze controle is ingeschakeld. Wij gebruiken deze controle niet voor reclame of om je te volgen.

6.7 Ingesloten video's

Plaatst een lid of een beheerder een YouTube- of Vimeo-video in een bericht of bij een product, dan laden wij die video via de insluiting van die partij (bij YouTube de privacyvriendelijke variant). Bij het laden van zo'n video kan die partij gegevens zoals je IP-adres ontvangen en cookies plaatsen.

7. Cookies en tracking

Wij gebruiken cookies voor:

1. Functionele werking van de site
2. Sessies en inloggen
3. Webshopfunctionaliteit
4. Geanonimiseerde statistieken

Marketing- en trackingcookies worden alleen geplaatst met toestemming.

Volledige cookie-informatie: Cookiebeleid

8. Beveiligingsmaatregelen

Wij beschermen persoonsgegevens met o.a.:

1. SSL/HTTPS-encryptie
2. Beveiligde serveromgeving
3. Versleutelde wachtwoorden
4. Firewall- en DDoS-bescherming
5. Toegangsbeheer en monitoring

9. Jouw rechten (AVG)

Je hebt het recht op:

1. Inzage
2. Correctie
3. Verwijdering (recht op vergetelheid)
4. Beperking van verwerking
5. Bezwaar
6. Dataportabiliteit

Verzoeken kunnen worden ingediend via info@simtopia.nl.

Wij reageren binnen 30 dagen.

10. Minderjarigen

Ons platform richt zich niet op personen jonger dan 16 jaar.

Bij twijfel of onbedoelde gegevens van minderjarigen kun je contact opnemen voor verwijdering.

11. Misbruik en handhaving

In lijn met de Algemene Voorwaarden kunnen gegevens worden ingezet voor:

1. Onderzoek naar misbruik
2. Accountbeperkingen of blokkering
3. Handhaving van platformregels
4. Melding bij rechthebbenden
5. Beveiligingsmaatregelen

12. Externe links

Onze website kan links bevatten naar websites van derden.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze partijen.

12a. Medewerkers, vrijwilligers en sollicitanten

Voor mensen die bij SimTopia solliciteren of meewerken (zoals medewerkers, moderatoren en vrijwilligers) verwerken wij naast bovenstaande gegevens ook de gegevens hieronder. Toegang daartoe is beperkt tot de mensen die dat voor hun taak nodig hebben.

12a.1 Sollicitanten

• Gegevens: je naam en contactgegevens, de antwoorden die je invult, je motivatie en een eventueel meegestuurd cv of andere bijlage, plus onze interne notities en beoordeling van je sollicitatie.
• Doel en rechtsgrond: het beoordelen van je sollicitatie en contact met je opnemen. De rechtsgrond is je verzoek om te solliciteren (voorafgaand aan een overeenkomst) en ons gerechtvaardigd belang om sollicitaties zorgvuldig te beoordelen.
• Bewaartermijn: een openstaande sollicitatie bewaren wij tot die is afgehandeld. Een afgewezen of aangenomen sollicitatie wordt 28 dagen na het besluit automatisch verwijderd, samen met het cv en de interne notities. Word je aangenomen, dan bewaren wij een afschrift van de sollicitatie in je personeelsdossier.

12a.2 Personeelsdossier

Voor (oud-)medewerkers en vrijwilligers houden wij een dossier bij met:

• naam, contactgegevens, functie, afdeling en de rollen en rechten die je hebt;
• je contract en wijzigingen daarin, en wie je teammanager is;
• aantekeningen van gesprekken en afspraken;
• functioneringsgesprekken en de beoordeling daarin;
• waarschuwingen, verlof en andere bestanden die bij je dienstverband horen;
• referentieverzoeken en de vrijgave van je dossier daarvoor (zie hieronder).

Wij gebruiken dit voor de uitvoering van de overeenkomst en samenwerking, het begeleiden en beoordelen van het functioneren, het naleven van onze regels en onze wettelijke verplichtingen. De rechtsgrond is de uitvoering van een overeenkomst, een wettelijke verplichting en ons gerechtvaardigd belang. Aantekeningen van gesprekken en afspraken, functioneringsgesprekken en contracten worden als PDF-bestand in het dossier bewaard.

12a.3 Wie heeft toegang?

• Alleen mensen met het recht daarvoor (HR en eigenaren) kunnen een dossier inzien. Wat zij mogen zien, hangt af van hun rechten.
• Een teammanager ziet uitsluitend wat nodig is om functioneringsgesprekken met het eigen team te voeren.
• Vraagt een collega bij een sollicitatie een referentie van een (oud-)medewerker, dan wordt het dossier alleen na vrijgave door een bevoegde collega getoond, alleen-lezen en maximaal 14 dagen. Elke vrijgave wordt bijgehouden.
• Wij verstrekken een dossier niet aan partijen buiten SimTopia, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

12a.4 Bewaartermijn en jouw rechten

Een dossier bewaren wij zolang het dienstverband of de samenwerking duurt en daarna nog 24 maanden. Na die termijn wordt het dossier gemarkeerd als verlopen en door ons verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil ervoor zorgt dat wij het langer moeten bewaren. Je rechten uit hoofdstuk 9 (zoals inzage, correctie en verwijdering) gelden ook voor jouw dossier. Je kunt een verzoek sturen naar info@simtopia.nl. Wij kunnen een verzoek weigeren voor zover wij gegevens wettelijk moeten bewaren.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze verklaring wijzigen.

De meest recente versie is altijd beschikbaar via: Privacybeleid

SimTopia

E-mail: info@simtopia.nl

Website: https://simtopia.nl

Versie: 1.1 – november 2026

SimTopia, Regentesselaan 194, 's-Gravenhage, Zuid-Holland, 2562EH

Aanvulling: inloggeschiedenis en zoekopdrachten

• Inloggeschiedenis: wanneer er is ingelogd of een inlogpoging mislukte, met het IP-adres en het soort apparaat (browser en besturingssysteem). Wij bewaren dit 90 dagen om je account te beveiligen en misbruik op te sporen.
• Bekende apparaten: een lijst van de apparaten (browser en besturingssysteem) waarmee je hebt ingelogd, zodat wij je kunnen waarschuwen als er op een nieuw apparaat wordt ingelogd.
• Zoekopdrachten: wat bezoekers op de website zoeken, bewaren wij als teller per zoekterm, zonder je naam, account of IP-adres, om de zoekfunctie te verbeteren. Zoektermen die 90 dagen niet zijn gezocht, worden verwijderd.